آنچه در این مقاله میخوانید [پنهان‌سازی]
تجارت بین‌الملل، فرایندی پیچیده و چند مرحله‌ای است که نیازمند دقت و توجه به جزئیات است. یکی از اولین و مهم‌ترین گام‌ها در این فرآیند، صدور پروفرما یا پیش‌فاکتور است. پروفرما سندی است که به عنوان پیشنهاد فروش رسمی، اطلاعات کاملی از کالا یا خدمات مورد معامله را ارائه می‌دهد و به عنوان مبنایی برای مذاکرات بعدی و نهایی شدن قرارداد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این مقاله، به بررسی نقش حیاتی پروفرما در فرآیند تجارت بین‌الملل، از مرحله مذاکره تا ترخیص کالا از گمرک، خواهیم پرداخت.
پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که قبل از نهایی شدن یک معامله تجاری به خصوص در تجارت بین‌المللی، صادر می‌شود. پروفرما، تصویری دقیق و کامل از معامله که شامل اطلاعاتی نظیر قیمت‌ها، شرایط فروش، مشخصات کالا یا خدمات و مشخصات طرفین معامله است، ارائه می‌دهد.
به عبارت ساده‌تر، پروفرما یک پیشنهاد رسمی فروش است که به خریدار ارائه می‌شود. پروفرما معمولا در صنعت واردات کاربرد دارد و وارد‌کننده از این سند برای ارزیابی فروشنده، دریافت مجوزهای مربوطه و اقدامات لازم برای تخصیص ارز استفاده می‌کند.
برای گرفتن پروفرما، باید با فروشنده مورد نظر تماس گرفته و درخواست صدور پروفرما را ارائه دهید. در این درخواست، باید مشخصات کالا یا خدمات مورد نظر خود را به طور دقیق بیان کنید. فروشنده نیز پس از بررسی درخواست شما، پروفرمای مربوطه را برایتان صادر خواهد کرد.
موارد مهمی که باید در پروفرما رعایت شوند:
هر پروفرما دارای یک شماره منحصر به فرد است که توسط فروشنده تعیین و به عنوان شناسه آن پروفرما استفاده می‌شود. این شماره به خریدار کمک می‌کند تا پروفرماهای مختلف را از هم تشخیص دهد و در صورت نیاز، به راحتی به آن‌ها مراجعه کند.
مورد مهم دیگری که در پروفرما وجود دارد تاریخ انقضاست که با توافق بین طرفین تعیین می‌شود و طبق این تاریخ پروفرما فقط تا زمان تعیین شده کاربرد دارد و بعد از آن هیچگونه اعتبار مادی و معنوی نداشته و عملا بلااستفاده می‌شود.
دوره جامع بازرگانی بین الملل
در آموزش بازرگانی بین‌الملل، با راهنمایی اساتید مجرب، اصول و مفاهیم کلیدی تجارت جهانی را فرا خواهید گرفت. یاد می‌گیرید چگونه استراتژی‌های مؤثر صادرات و واردات را طراحی کنید و مستندات ضروری مانند پروفرما و فاکتورها را به‌درستی مدیریت کنید. با این دانش، به یک متخصص توانمند در بازرگانی بین‌الملل تبدیل خواهید شد!
پروفرما یکی از اسناد مهم در بازرگانی بین‌المللی است. این سند در مراحل مختلف یک معامله تجاری، از جمله مذاکرات اولیه، اخذ مجوزها، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا از گمرک، کاربرد دارد و اولین سندیست که در یک معامله‌ی بین‌المللی توسط فروشنده صادر می‌شود.
پروفرما به عنوان مبنایی برای ثبت سفارش استفاده و اولین گام برای دریافت این مجوز است . پس از توافق بر روی جزئیات مندرج در پروفرما، خریدار می‌تواند سفارش خود را به صورت رسمی ثبت کند.
برای دریافت مجوز ثبت سفارش واردات کالا تا چند سال پیش لازم بود حضوری به سازمان توسعه تجارت ایران مراجعه نموده و پس از ارائه اسناد و مدارک مورد نیاز به این سازمان مجوز ثبت سفارش کالا را از سازمان توسعه و تجارت دریافت کنید، اما امروزه و در چند سال اخیر این روند تغییر یافته و به شکل کاملا الکترونیک قابل انجام است.
در رویه جدید، با مراجعه به سامانه اینترنتی sabtaresh.tpo.ir می‌توانید به جای مراجعه حضوری به سازمان توسعه تجارت ایران، درخواست ثبت سفارش واردات خود را به صورت الکترونیکی ثبت نمایید.
هر مجوز ثبت سفارش دارای یک کد هشت رقمی است که به عنوان شناسه‌ای برای آن به همراه سایر اطلاعات مانند تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی در سند ثبت می‌شود و در مراحل ترخیص کالا از گمرک به عنوان مدرک مالکیت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پروفرمای صادراتی سندی است که برای صادرات کالا صادر می‌شود. این سند حاوی اطلاعاتی در مورد کالای صادراتی، کشور مبدا، کشور مقصد، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مربوط به صادرات است.
پروفرمای وارداتی سندی است که برای واردات کالا صادر می‌شود. این سند حاوی اطلاعاتی در مورد کالای وارداتی، کشور مبدا، کشور مقصد، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مربوط به واردات است.
پروفرما در مراحل ترخیص کالا از گمرک نیز کاربرد دارد. گمرک با بررسی اطلاعات مندرج در پروفرما، ارزش کالا را تعیین کرده و عوارض گمرکی را محاسبه می‌کند.
Proforma Invoice یک صورت‌حساب اولیه یا فاکتور تخمینی است که به درخواست مشتری (خریدار) و از طرف فروشنده صادر می‌شود. این مدرک در حملونقل بین‌المللی به‌عنوان یکی از سند تجاری مهم برای انجام مراحل ارسال کالا به کشورهای دیگر به‌کار می‌رود و برای دریافت مجوزثبت سفارش واردات کالا الزامی است.
یک سند غیر رسمی و موقتی است که قبل از نهایی شدن معامله صادر می‌شود و شرایط کلی کالا و معامله در آن درج شده و شامل تعهد نیست.
به زبان ساده تربعد از گفت و گوی مقدماتی که فروشنده با خریدار انجام می دهد اگر خریدار بخواهد از شرایط و قوانین به صورت کتبی با خبر شود پروفرما صادر می شود.(پیش فاکتور)
سندی رسمی است که پس از نهایی شدن معامله و تحویل کالا صادر می‌شود و اجباری است یعنی مواردی درآن وجود دارد که مخصوص آن معامله و توافق شده بین خریدار و فروشنده است که حتما باید انجام شوند. اینویس حاوی اطلاعات دقیق‌تری در مورد معامله است و به عنوان سند مالی برای پرداخت‌ها استفاده می‌شود.(فاکتور اصلی)
با گسترش فروشگاه‌های آنلاین و پلتفرم‌های B2B، فاکتور پروفرما نقش مهم‌تری پیدا کرده است:
وقتی فاکتور پروفرما صادر می‌کنید، حتماً این موارد را رعایت کنید:
در بسیاری از کشورها از جمله اعضای اتحادیه اروپا و ایران، کسب‌وکارها به‌سمت صدور فاکتور الکترونیکی حرکت کرده‌اند. در این سیستم:
چند شرکت نوآور، زیرساخت صدور و تأیید فاکتور پروفرما را با بلاک‌چین تست کرده‌اند تا اصالت و دست‌کاری ناپذیری اسناد تضمین شود.
با تحلیل داده‌های تاریخچه پرداخت مشتریان در ERP یا CRM، هوش مصنوعی می‌تواند ریسک تأخیر یا عدم پرداخت را پیش‌بینی و در زمان صدور پروفرما هشدار دهد.
مثال
- شماره فاکتور: PF-2025-0042
- تاریخ صدور: 1404/04/08
- مشتری: شرکت عصر شبکه
- شرح کالا:
- دوره آموزشی «SEO پیشرفته»
- تعداد ثبت‌نام: 20 نفر
- مبلغ هر نفر: 5,000,000 ریال
- مبلغ کل: 100,000,000 ریال
- پیش‌پرداخت (30٪): 30,000,000 ریال
- روش پرداخت: کارت‌به‌کارت تا تاریخ 1404/04/15
- مهلت اعتبار فاکتور: 1404/05/10
- امضای فروشنده و مهر شرکت
این قالب را می‌توانید در نرم‌افزارهایی مثل Excel، Word یا سامانه‌های تحت وب خودکار کنید تا در زمان کم و بدون خطا فاکتور صادر شود.
| ویژگی | فاکتور پروفرما | فاکتور رسمی (مالیاتی) |
|---|---|---|
| هدف | پیش‌فاکتور، تضمین مبلغ و شرایط | ثبت نهایی فروش و ارائه به سازمان مالیاتی |
| قابلیت استناد قانونی | محدود (برای پیش‌پرداخت و رزرو) | کامل (برای حسابرسی و گزارش مالی) |
| اعتبار | معمولاً کوتاه‌مدت (30 الی 90 روز) | نامحدود تا تسویه نهایی |
| امضای مالیاتی | اختیاری | الزامی |
با توجه به رشد تجارت الکترونیک و الزامات قانونی جدید، فاکتور پروفرما بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است. کسب‌وکارها با به کارگیری:
می‌توانند سرعت گردش وجوه را افزایش داده، نقدینگی بهتری داشته و ریسک‌های مالی را کاهش دهند. در آینده نزدیک، ترکیب فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی و بلاک‌چین می‌تواند اصالت اسناد را تضمین و فرایند صدور تا پرداخت را کاملاً خودکار کند.
